オンラインアシスタントって何?サービスを展開するknit社に聞いてみた!

働き方改革や副業解禁など、従来の働き方が当たり前でなくなろうとしている今。旅メディアらしく、従来の働き方にとらわれずに編集部をつくるwondertripとしても、新しい仕事の依頼の仕方や新しい働き方として気になるのが「オンライン・アシスタント」です。
「未来を自分で選択できる社会をつくる」というビジョンを掲げ、オンラインアシスタントサービス「HELP YOU」を運営する株式会社knitの秋沢さんにお話を伺いました。

オンラインアシスタントって何?

108072:オンラインアシスタントって何?

株式会社knitの秋沢さん

――――まず最初にオンラインアシスタントサービスについてお伺いします。

秋沢さん  オンラインアシスタントサービスとは、在宅で作業するアシスタントが遠隔(リモート)で企業や個人事業主の業務を代行するサービスです。秘書業務・バックオフィス業務、またSNS・自社メディアの運用などのマーケティング業務、提案書の作成やアポイント調整などの営業サポートなど、幅広い分野に対応しています。

――――オンラインアシスタントサービスで解決できる課題はどんなことですか?

秋沢さん 人材が不足しているという課題です。その背景には適切な人材が採用できない、採用コストや教育コストを考えるとこれ以上雇えないといった状況があると思います。その結果、社員の長時間労働が当たり前になる、顧客獲得の機会を逃すという企業として望ましくない状況が生まれてしまう。

HELP YOUにご依頼いただければ、付随業務を代行させていただくので、社員の方は自分がやるべきコア業務に集中することができます。また一緒に業務整理をさせていただくので、自動化できる業務とそうでない業務を見える化することができ、長い目で見ても、業務の効率化を図ることができます。

労働時間・社員数を増やすことなく、やるべきことができている状態ができます。

なぜ優秀なひとが集まるの?

――――オンラインアシスタントで働く人はどんな人ですか?

秋沢さん オンラインアシスタントとして働く人材は、社会人経験があり、優れたスキルとキャリアを持っている人が多いです。そのため、依頼してすぐに業務をしてもらえることも利用の大きなメリットになっています。翻訳やデザイン・コーディングといった専門的な知識をお持ちの方もいますので、受けられる業務範囲が広まっています。

――――なるほど、優秀なメンバーを持てるといったイメージですね。他に「HELP YOU」の特徴はどんな点がありますか?

秋沢さん まずは先ほど述べた、メンバーの優秀さです。アシスタントには、毎月300人ほどの応募をいただきます。その中でエントリーシートの審査、web面談、適性テスト実施という選考フローに合格した人を採用させてもらっています。合格率は約1%となかなか厳しいものになっています。

2番目にチーム体制です。業務に応じて、最大10人1チームのチーム制で動きます。様々なスキルを持ったチームメンバーが集まってサポートするので、幅広い業務に対応しています。

3番目に専属ディレクターの存在です。ディレクターがクライアントと一緒にタスクブレイクを行い、チームの専門スタッフが業務を行います。そのため、クライアント側の依頼コスト・コミュニケーションコストが少なくなります。 これらはすべてアウトプットの品質を担保し、クライアントに満足いただくために必要なことです。

業務が滞りなく回る秘訣は「専属ディレクター」の存在

108078:業務が滞りなく回る秘訣は「専属ディレクター」の存在

専属ディレクターのイメージ

――――すべてはクライアントの満足というわけですね。具体的にはどういう流れで依頼するんですか?

秋沢さん お問い合わせいただいた後、ディレクターに依頼・案件のご相談をしていただきます。ご相談いただいた内容をもとに業務整理をします。業務をタスクブレイクし、フローを作成・ご提案させていただきます。クライアントと合意が取れた後に最適なスキル/経験を持ったメンバーでチームを編成します。オンライン上でのやり取りですので、打ち合わせから最短で3営業日で作業に取り掛かることが可能です。その後のやり取りは都度ディレクターと行っていただきます。

――――専属ディレクターがついてくれるのは心強いですね。やり取りはどうやっていますか?

秋沢さん やり取りはクライアントの慣れたツールで行っていただけます。多いのはチャットワークやSlackなどのチャットでのやり取りとなります。もちろんメールでのやり取りをしているクライアントもいます。

ちなみに社内ではチャットワークを使っています。

オンラインアシスタントに任せられる業務の一例は?

――――チャットだと気軽に相談しやすいですね。相談の仕方はわかりました。依頼できる業務についてもう少し詳しく教えていただけますか。

秋沢さん 業務内容について、少し多くなってしまいますが、一覧にするとこのような感じです。多岐にわたる業務が引き受けられること、ご理解いただけると思います。

秘書・総務

アポイントメント・スケジュール管理、交通・宿泊の手配、各種資料作成、文書・議事録作成など。

経理・財務

見積書や領収書の作成、帳簿の入力など。経理のキャリアを持つアシスタントが在籍しています。

採用・人事

雇用条件の設定から募集、応募者への連絡対応など。企業の人事経験者も在籍しています。

企画・マーケティング

競合リサーチ・事例リサーチ、自社サイトのアクセス解析やレポート集計など。時間の取られる作業もチームで行うため、スピーディーに納品できます。

営業事務

事務の代行、バックオフィス系業務も代行します。電話・メール対応、データ集計・リサーチ、顧客情報の登録・管理、英語・中国語翻訳など。

メディア運用

コンテンツ作成から編集、校正までメディア運用など。もうちょっと詳しく言うと、サイトの更新や修正、Wordpressでの入稿、インタビューの文字起こしもご依頼可能です。ディレクターにメディアのイメージや運用ルールを共有ください。

ECサイト運用

商品画像の撮影や商品登録、商品紹介文作成、受発注管理など。広告バナーやランディングページの作成もご依頼いただいています。

SNS運用

FacebookやTwitter、instagram、ブログなど。定期的な更新業務はもちろん、ターゲットや商品・社のイメージに沿った内容でコンテンツ作成からご依頼いただけます。

カスタマーサポート

メール・電話対応での対応。さらに、お問い合わせの記録を整理して「よくあるご質問」をリストアップする、顧客名簿をもとにDM送信をご依頼いただいています。

広告運用

リスティング広告やFacebook・Twitter・instagramへのSNS広告、動画広告など。広告レポートやABテストもご依頼可能です。

クリエイティブ業務

ウェブデザインやHP作成など。クリエイターを個別に探す必要がなく、ディレクターが間に入るので修正対応もスムーズです。

最後に:秋沢さんも、オンラインアシスタント活用中!

――――詳細にありがとうございます。こうしてみるとかなり幅広い業務をお任せできるんですね。社内でもオンラインアシスタントさんに業務を依頼していますか?

秋沢さん はい、もちろん依頼しています。私の場合はサービスのリサーチをしてもらったり、スケジュール管理をしてもらったり。あとは経理部分も請求書の発行や振り込み、入金確認まですべてアシスタントさんに任せています。

他にも資料の作成やクライアントへのインタビュー、ライティングなど、営業・マーケティング部分、クライアントへの定期ヒアリングやアフターフォローなどカスタマーサクセス部分も担ってもらっています。

――――社員の方もコア業務に集中できているというわけですね。

秋沢さん 働き方を変えて、企業で働く人の時間の使い方を変える。そういった動きが広まれば、生産性の高い企業をどんどん生み出せていけるのではないでしょうか。

――――秋沢さん、本日はありがとうございました。もっと詳しいオンラインアシスタントについての解説はこちらから。HELP YOUのサービスについてはこちらからご覧ください!